Empleados, contratistas o dependientes actuales o anteriores de Shell

Todas las actividades realizadas en equipos informáticos de Shell y/o al estar conectadas a la red informática de Shell con fines comerciales legítimos pueden ser monitoreadas para fines de negocios legítimos. Para obtener más información, consulte la guía de uso personal http://sww.shell.com/it/irm/legalandregulatory/personal_use.html.

Todo Personal de Shell recibe una credencial de acceso que permite a Shell registrar la fecha, la hora y los puntos de acceso de las personas dentro de las instalaciones y los activos de Shell. Los datos de los sistemas de acceso y seguridad se utilizan:

• por motivos de salud y seguridad, en especial para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes a las instalaciones de Shell;
• para cumplir con requisitos legales y regulatorios, en especial con el requisito legal local de brindar información a las autoridades gubernamentales/normativas;
• para supervisar (por medio del recuento agregado) la cantidad de personas que ingresan a y trabajan en las instalaciones de Shell con fines de planificación inmobiliaria y de recursos humanos; y
• únicamente en el caso de contratistas (que no son empleados de Shell), se utiliza la fecha y hora de ingreso y egreso de las instalaciones de Shell con fines de gestión financiera y control.

La mayoría de nuestras instalaciones y nuestros activos están equipados con un circuito cerrado de cámaras de seguridad (CCTV). El uso de cámaras de seguridad se identificará. Las cámaras de seguridad se utilizan con fines de salud y seguridad, específicamente para proteger los activos de Shell, al Personal de Shell y a los visitantes a las instalaciones de Shell. Se eliminan todas las imágenes de manera periódica, excepto en casos de incidentes de salud o seguridad, potenciales o reales actividades delictivas, en cuyo caso serán revisadas por los equipos internos de investigación de Shell y si existiera un requerimiento legal o una autorización de las autoridades del orden público u otras autoridades gubernamentales, serán revisadas externamente.

Supervisamos a todos los empleados y contratistas de manera periódica para cumplir con obligaciones legales y regulatorias, para proteger los activos y a los empleados y contratistas de Shell y, específicamente, para garantizar el cumplimiento de Shell a las medidas de restricción comercial y a las leyes de prevención de lavado de dinero y/o soborno y corrupción, y otros requisitos normativos. Dicha supervisión se realiza utilizando las listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por gobiernos, y se las compara con la información sobre usted retenida por Shell (por ejemplo, información del Registro de Conflictos de Interés – haga clic aquí para obtener más información). Ningún dato personal recopilado mediante dicha supervisión dará lugar a decisiones automatizadas en relación con la idoneidad para el trabajo, pasantía o participación como contratista.

Shell International BV, junto con su empresa contratante (o, en el caso de dependientes, la empresa que contrata al empleado de Shell), ya sea de manera individual o conjunta con sus afiliadas dentro del grupo de empresas Shell.

En el caso de contratistas individuales, la empresa del grupo Shell que contrató sus servicios de manera individual o junto con las empresas subsidiarias del grupo de empresas de Shell y su empresa o agencia contratante externa.

Sus datos personales se procesan exclusivamente por los motivos indicados anteriormente (o por un motivo secundario que sea directamente relacionado con ellos, por ejemplo, el almacenamiento de datos), y serán compartidos, de ser estrictamente necesario, con:

• Otras empresas del grupo Shell, incluyendo a las que pudieran encontrarse fuera de su ubicación y del Espacio Económico Europeo (“EEE”);
• terceras personas autorizadas, proveedores de servicios y/o subcontratistas de Shell; y
• autoridades públicas, gobiernos, o agencias normativas o fiscales con jurisdicción donde sea necesario para cumplir con obligaciones legales o normativas a las que las empresas correspondientes de Shell estén sujetas o según lo permitan las leyes locales aplicables.

Cuando se transfieran los datos personales a empresas del grupo Shell y/o a terceras personas autorizadas, proveedores de servicios y/o subcontratistas ubicados fuera de su ubicación (incluyendo fuera del Espacio Económico Europeo), adoptaremos medidas organizativas, contractuales y legales para garantizar que sus datos personales se procesen exclusivamente para los fines indicados anteriormente, y que se implementen niveles de protección adecuados para salvaguardar dichos datos personales. Estas medidas incluyen las Normas Corporativas Vinculantes para las transferencias entre Shell Group y la Comisión Europea para transferencias a terceros en países los cuales no se considera que ofrecen niveles de protección de datos adecuados, además de otros requisitos legales locales. Usted puede solicitar una copia de lo anterior escribiendo a privacy-office-SI@shell.com.

Debido a las características de Shell Group, sus datos personales y los de sus dependientes podrán ser transferidos a países fuera de su ubicación. En dicho caso, adoptaremos medidas para garantizar la protección de su derecho a la privacidad y a los derechos de sus dependientes de acuerdo con las Normas Corporativas Cinculantes de Shell y las leyes aplicables.

Hemos implementado tecnologías y políticas con el objeto de proteger su privacidad contra accesos no autorizados o usos indebidos, y actualizaremos estas medidas en la medida en que aparezca nueva tecnología, según corresponda.

Toda la información, incluyendo datos personales, se gestiona de acuerdo con las normas de gestión de información y registros de Shell Group, y se elimina de manera segura cuando ya no es necesaria para motivos comerciales legítimos o para motivos legales o regulatorios.

Con determinadas excepciones relativas al cumplimiento de requisitos legales locales:

• la información incluida en archivos personales se retiene por un plazo no mayor a los 10 años después de la terminación de la relación laboral;
• la información relativa a beneficios se retiene por un plazo no mayor a 99 años a partir de la fecha de entrada en vigencia de la relación laboral;
• todo dato personal recopilado como parte del proceso de investigación de listas de sanciones disponibles públicamente o emitidas por gobiernos y medios de comunicación, se retienen por un plazo no mayor a 15 años después de la recopilación inicial.
  
• los nombres, la fecha, la hora y los puntos de acceso de las personas que ingresan a las instalaciones de Shell se guardan por un plazo de 3 años después de cada acceso;
• cuando un empleado es despedido o se rescinde el contrato laboral por faltas graves, incluyendo la violación a las Normas Salvavidas de Shell y al Código de Conducta de Shell, la información se retiene por un plazo de hasta 30 años después de dicha rescisión.

En todos los casos, retendremos la información por (a) un plazo superior a los anteriormente indicados cuando hubieran motivos legales o regulatorios para hacerlo (en cuyo caso se eliminarán cuando ya no sea necesario), o (b) un plazo menor cuando la persona o sus dependientes se opongan al procesamiento de los datos personales y no existan motivos legítimos para retenerlos.

 En el siguiente enlace podrá obtener más información sobre la gestión de Registros de Shell Group, incluyendo cualesquiera variaciones locales:

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/im/Records/classifyingRecords.html

Nuestro objetivo es contar con información sobre usted que sea lo más precisa posible. Usted puede acceder a sus datos personales, solicitar correcciones o la eliminación de los mismos (aunque únicamente cuando no sean necesarios por motivos legítimos de negocio) y solicitar la restricción del procesamiento de sus datos personales. Las personas con acceso al sistema HR Online pueden acceder a sus datos personales a través de:

https://hronline.shell.com/

Alternativamente, comuníquese con su asesor de RR. HH. local. Si usted es contratista, debe consultar con su empresa o agencia contratante externa.

Usted puede obtener información adicional en la página principal de “Privacidad de la Información”.

http://sww.shell.com/ethicsandcompliance/dp/dp.html

En caso de dudas, consultas o quejas relativas al procesamiento de sus datos personales, comuníquese con nosotros escribiendo a Privacy-Office-SI@shell.com o póngase en contacto con el Jefe de privacidad de Shell Group por correspondencia a Shell International B.V., La Haya, Países Bajos - Núm. de registro comercial 27155369, PO Box 162, 2501 AN, La Haya.

Si no está satisfecho con el manejo de sus datos personales por parte de Shell, tiene derecho a presentar una demanda ante la autoridad de protección de datos o la Agencia Holandesa de Protección de Datos, cuya dirección es Prins Clauslaan 60, 2595 AJ La Haya, Países Bajos. Visite https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/en para obtener más información.

Consulte los Avisos de Privacidad locales para obtener información adicional sobre el funcionario local de protección de datos (de haberlo) y la autoridad local de privacidad de datos. Como alternativa, le brindaremos los datos de contacto, de corresponder, inmediatamente después de solicitarlos escribiendo a Privacy-Office-SI@shell.com.

El presente Aviso de Privacidad está sujeto a modificaciones. La última actualización al presente Aviso de Privacidad fue el primero de enero de 2018.